Microsoft 365を活用した文書管理・電子決裁システムで決裁スピードアップと業務効率化を実現
北海道伊達市は、職員減少と業務効率化の課題に直面していた。既存のMicrosoft 365ライセンスを活用し、JBSと共同で文書管理・電子決裁システムを構築。業務プロセス変革（BPR）を推進することで、決裁のスピードアップ、文書検索性の向上、印刷コスト削減を実現した。
- 導入企業
- 北海道伊達市
- 業種
- 自治体・公共
- 規模
- 職員295名
- 部門
- 総務部
- 解決した製品
- 文書管理・電子決裁システム（Microsoft 365ベース）（jbs.co.jp）
- 職員数
- 295名
- 導入部門
- 総務部（先行利用）
- システム完成時期
- 2025年1月
01課題
生産年齢人口の減少により職員採用が困難となる一方、庁内業務を効率的に遂行する必要があった。紙ベースの決裁プロセスが遅延し、複数部署の合議による決裁のスピードアップ、書庫保管文書の検索手間削減、印刷コスト削減が課題であった。
02やったこと
既存のMicrosoft 365ライセンスを活用し、Power AppsとPower Automateで申請・承認UIを構築、Teamsで通知、SharePoint Onlineで文書保管するシステムを実装。同時にBPRを推進し、役職に関係なく誰がいつでも承認できる承認フローに再設計した。
03成果
決裁のスピードアップ、文書の検索性向上、印刷コスト削減といった当初の目標をすべて達成。市長をはじめ職員がリモートから申請・承認・確認を行え、市政の意思決定スピードが向上。場所や時間を問わない業務遂行が可能となり、リモートワークを含めた働き方改革に貢献。
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