25部署への個別説明会で全社導入を実現。案件管理と契約管理を一元化し、手作業のナレッジ蓄積を廃止

既存グループウェア終了に伴う案件管理システムの移行が急務となる一方、締結済み契約書の管理は各事業部任せで見える化ができていなかった。案件受付後のナレッジ蓄積は手作業で属人的にバラつき、契約管理については統一ルールが存在しなかった。

案件管理と契約管理の両機能をMNTSQに統一。メールベースの運用で既存フローを変えずに対応。25部署への個別説明会を実施し、各部署の現状に合わせて管理項目を調整。紙の契約台帳もPDF化して移行。

メールの自動取り込みにより手作業のナレッジ蓄積が不要になり、蓄積要否判断や入力形式の担当者間のバラつきが解消。ダッシュボードでリアルタイムに案件進捗と担当者別の手持ち件数が可視化され、法務部内のサポートと最適な業務配分が容易に。契約書本文の検索機能により過去案件参照が効率化。事業部も過去のやり取りを自発的に参照でき、判断精度が向上。法務部として統一された契約管理基準を事業部に示せるようになり、ガバナンスが向上。