紙とオンプレワークフローからMicrosoft 365内のクラウドワークフローへ移行し、操作性と外出先利用性を向上

ワークフローがほぼ紙申請で運用されており、前システムはフロー作成・設定の難易度が高く組織変更時に作業時間を要した。ユーザービリティが低く、オンプレシステムのため外出先からの利用が限定的で、出張業務が多い従業員から不便との声が上がっていた。

Microsoft 365の利活用を進めるため、SBテクノロジーの「Flow」を導入し、Microsoft 365内にデータを保管できるクラウド型ワークフローシステムに切り替え。テクバンのclouXion導入支援サービスで、フロー設計から導入を支援した。

フロー作成が容易になり情報システム部門以外の各部担当者でもフロー作成を進めやすくなった。導入1ヶ月後に現場から「操作性がよく、外出先からも利用できるためレスポンスが上がった」「既存リストの参照が便利」との好評を得た。システム切り替え時に従業員からの問い合わせがほぼ発生せず、使いやすく馴染みやすいシステムと実感。Power Automateとの連携により、従来手作業で実施していた申請後の事務処理がミスなく効率的に進められるようになった。