マニュアル標準化とアウトソース体制の構築でコスト削減と効率化を実現
テクノプロ・ホールディングスは、M&A後の事業統合に伴い、各社で管理されていた300冊以上のマニュアルが品質にばらつきがあり、月30冊以上の改定対応で担当者に負荷が集中していた。マニュアルの標準化とガイドライン整備、内製/アウトソースの役割分担を明確化することで、一定品質を短納期で実現し、マニュアル作成業務の効率化とコスト削減を達成した。
- 導入企業
- テクノプロ・ホールディングス株式会社
- 業種
- 人材サービス
- 規模
- 従業員24,956名（グループ連結）
- 部門
- 情報システム部門、タレントマネジメント推進部
- 解決した製品
- マニュアル制作・評価・標準化サービス（science.co.jp）
- 対象マニュアル数
- 300冊以上
- 年間新入社員数
- 3,000名
- 月間改定発生数（ピーク時）
- 30冊以上
- 改善実施期間
- 2016年11月～2020年7月現在
01課題
M&A後、各社で別々に管理されていた300冊以上のマニュアルについて、品質のばらつきや記載内容の統一がされておらず、制度改定や新システム導入時に月30冊以上の改定が発生して担当者への負荷が集中していた。また、マニュアル作成業務が属人化しており、他の人が手伝うことができない状況だった。
02やったこと
マニュアル評価による現状分析、パイロットプロジェクトによる検証、ガイドラインとお手本マニュアルの整備、ワークフロー設計を通じて、社内での実施とアウトソースの役割分担を明確化。新規・大幅改訂はアウトソース、小規模改訂は内製という体制を構築した。
03成果
標準化とアウトソース枠組みの整備により、突発的なマニュアル作成への対応から解放され、一定の品質を短納期で作成・運用できるようになった。アウトソース先の選択肢が増え、客先の理解度向上により少ないインプットでも目標品質のマニュアル作成が可能になった。多言語化や動画マニュアル、マニュアル管理システム導入など、刻々と変わるニーズへの相談先として機能している。
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