仙台市役所が紙の審査書類をペーパーレス化、審査会運営の工数・コスト・時間を大幅削減
仙台市役所の介護保険課では、要介護認定審査会で紙の書類70～80ページを毎週印刷・配布・管理していたため、コスト・工数・時間がかかっていた。ペーパーレス会議システムを導入し、クラウド上での書類閲覧と権限管理を実現。印刷コスト削減、審査会開催までの準備時間短縮、委員の負担軽減を達成した。
- 導入企業
- 仙台市役所（介護保険課）
- 業種
- 自治体・公共
- 規模
- 人口100万人以上の政令指定都市
- 部門
- 健康福祉局介護保険課
- 解決した製品
- ペーパーレス会議システム Support Session（nicnet.co.jp）
- 審査会1回あたりの書類量
- 70～80ページ、7部
- 審査会開催頻度
- 週2～4回
- 導入準備期間
- 2022年4月～2023年5月の検討・導入決定、7～8月研修
01課題
審査会1回につき70～80ページの書類を7部印刷し、週2～4回開催していたため、印刷・配布・管理に多くの工数とコストがかかっていた。また紙の書類の保管・廃棄の作業負担も課題だった。
02やったこと
ペーパーレス会議システムを導入し、クラウド上で審査会書類を閲覧できるようにした。権限管理とメモ機能を備え、審査委員が効率的に書類にアクセスできる環境を整備。2022年4月に検討開始、2023年5月の競争入札を経て導入決定。7～8月に操作研修を実施した。
03成果
電子送付によりタイムリーな書類送付が可能になり、審査委員の手元に届くまでの時間が短縮。審査委員の負担が軽減され、オンライン審査会参加も容易になった。書類廃棄作業の時間も大幅に短縮。今後の運営効率化により、市民サービスの質向上につながることを期待している。
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