文書管理の一元化とワークフロー化で業務改善を実現
伊藤超短波は事業部ごとに分散していた文書管理と顧客情報の一元化が課題だった。intra-martを導入し、ISO文書と一般文書を統合管理するとともに、修理受付から完了までのプロセスと稟議をワークフロー化。検索速度向上、情報の属人化解消、顧客対応の迅速化など多くの成果が生まれた。
- 導入企業
- 伊藤超短波株式会社
- 業種
- 製造業
- 規模
- 中堅企業（5事業部構成）
- 部門
- 情報システム部
- 解決した製品
- intra-mart（intra-mart Accel Archiver含む）（intra-mart.jp）
- 事業部数
- 5事業部
- プロジェクト期間
- 2017年8月～2021年1月（一次ステップ：2019年1月稼働、二次ステップ：
- テレワーク率（緊急事態宣言下）
- 8割
01課題
各事業部で文書管理・顧客管理が分散していたため、情報の重複、検索困難、修理問い合わせ対応に時間がかかっていた。ISO文書はIBM Notes/Dominoで管理されており、将来性への不安があった。
02やったこと
基幹システムGRANDITとともにintra-martを導入。一次ステップでは修理情報・顧客情報の一元管理を実現。二次ステップではintra-mart Accel Archiverを導入し、ISO文書と一般文書を統合管理するとともに、修理対応と稟議のワークフロー化を実現。
03成果
必要な文書を容易に検索・入手でき、最新版を確保できるようになった。属人化していた情報が共有され、担当者不在時の業務肩代わりが容易に。修理対応でステータス情報が把握でき、顧客問い合わせに即答可能に。ワークフロー化により稟議も迅速化。テレワーク環境下でのセキュアなデータアクセスを実現し、BCP対策にも貢献。
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