医療機器企業がGoogle スプレッドシート による手作業でのアナログ契約管理からCloudSign へ移行し、年間数千件の契約処理を効率化

年間数千件規模の契約をGoogle スプレッドシートで管理していたため、契約条件の記入漏れやエラーが頻繁に発生。毎日10件以上の契約が発生する中で、1件1件のステータス追跡、メンテナンス契約の自動更新管理、複数人での並行作業によるヒューマンエラーが課題でした。

CloudSign（電子契約サービス）に移行し、AIが契約書の内容を読み込んで自動で必要情報を抽出・小帳に登録できる機能を活用。アクセスコントロールにより必要な人に情報を共有し、契約終了後のデータ管理も強化。従来のアナログ管理から完全にデジタル化しました。

契約締結後は、契約書データの登録のみで中身をAIが読み込んで必要情報を自動抽出し、CloudSign上の小帳に登録される形に。確認作業のみに業務が集約され、人手による時間の浪費が解消。小帳と契約書がCloudSign上でシームレスに確認できるようになり、以前のようにPDFの保管場所を別途調査する手間が不要になった。