ファイルサーバーからBoxへ移行し、ペーパーレス化とセキュリティ強化を実現

従来のファイルサーバーが容量限界に達し、新規サーバー構築のコストが課題でした。また、全国の現場スタッフからの業務日報や現場写真などの報告資料がペーパーベースで管理され、機密情報を含む書類の整理・検索に時間を要し、社外からのアクセスも不可能でした。さらに、クラウド導入後もアカウント乗っ取りや端末紛失時のセキュリティリスクが残されていました。

ファイルサーバーをクラウドストレージ「Box」へ移行し、紙ベースの報告書をデータ化・電子化することでペーパーレス化を推進しました。同時に、Boxのアクセス権限設定（ダウンロード禁止、閲覧権限の細分化など）と、アクセスコントロール機能を持つ「CloudGate UNO」を導入することで、「オフィス内のみアクセス可能なユーザー」と「許可された端末からの社外アクセス可能なユーザー」の2つのルールで厳格に管理しました。

社員への浸透率が高く、ペーパーレス化による業務効率化が目に見えて進みました。検索時間の短縮、複数部署間でのファイル共有が円滑になり、コピー禁止だった機密書類の管理が改善されました。セキュリティ面では、不正なアクセスルートからの侵入をCloudGate UNOで防止でき、端末紛失時の情報漏洩リスクが軽減されました。