公的研究費の不正利用防止と業務効率化：物品購入プロセスの電子化で2～3週間→1週間に短縮

公的研究費の不正利用を防ぐため、物品購入手続きのプロセスを健全化する必要がありました。また、紙ベースの申請処理により、不明点発生時に伝票の山を掘り返す手間が発生し、業務効率が低下していました。

物品購入申請を電子化するワークフローシステムを導入し、教員からの申請→予算確認→発注という承認ルートを自動化しました。あわせて、購入金額の多寡を問わず納入品の全品検収を実施し、公的研究費で購入する物品の写真撮影・保存を行うルールを確立しました。

予算確認後の発注が徹底され、プロセスの見える化・透明化が実現されました。省庁や独立行政法人の実地調査でも「トレーサビリティの高い良いモデルケース」と評価されました。iPad貸与により、承認者は学外からでも電子決裁が可能となり、ワークフローの滞りが解消されました。過去の発注履歴を参照して的確な判断が迅速にできるようになり、複数業者への見積依頼もやりやすくなりました。