グループウェア終了に伴うシステムリプレイス：法務部とIT部の連携でMNTSQ CLMへ移行、10年分の契約データ5,000件を円滑に移行

長年使用していたグループウェアのサービス終了に伴い、新たな契約管理基盤が必要になった。また、過去の契約事例が散在しており、検索性が低く、ナレッジ共有が困難であった。

法務部（5名体制）とIT部が連携してMNTSQを選定。2023年12月に導入決定、2024年3月から移行開始、10月に全社展開というスケジュールで実施。2段階のデータ移行を行い、差分データも含めて反映。IT部がデータクリーニングとフォーマット整備を担当し、MNTSQのコンサルタントが週次ミーティングで導入をサポート。

既存の業務フローを活かしてスムーズに移行。メール連携機能の活用が進み、契約書データをナレッジとして活用可能な環境が整備されつつある。IT部ではシステムメンテナンス工数が削減され、組織変更や人事異動に伴う担当者変更作業が不要になった。事業部門は支障なくシステムを利用しており、タグ付けやお気に入り機能を活用した体系的な管理が実現した。