大規模システム刷新時の業務マニュアル・動画マニュアル整備で、現場で「使われる仕組み」を実現

基幹系システムの大規模入れ替えプロジェクトでスケジュール遅延が発生し、システム説明資料や操作手順書などのドキュメント整備が間に合わない状況に。社内リソースも限られていた。また従来は自作マニュアルが最低限の内容にとどまり、フォーマットもバラバラだった。

マニュアル作成会社に業務マニュアル作成を外部委託。システム仕様確認時に実際の画面を見ながら理解を深め、関係者へのヒアリングを通じて業務プロセスを整理。動画マニュアルとPDFマニュアルを併用し、動画で操作の流れを確認し、PDFで細かい機能仕様やルールを確認する使い分けを実現。

動画は「とりあえず見てみよう」と試すユーザーが増加。マニュアルのフォーマットが統一され見やすくなった。プロのノウハウにより社内制作よりも実用的なマニュアルが実現。システム改修時に社内担当者がマニュアルの元データ（Wordファイル、イラストデータ）を活用して自走できる仕組みが構築された。