株主総会の質問対応業務を効率化、スムーズな議事進行を実現

株主からの質問に対して、事前に用意した500ページのファイルから回答を手作業で検索する業務が事務部門の大きな負担となっていた。また、複数の資料からページ数が多い中で正確な回答を見つけ出し、役員に迅速に提供することが難しかった。

ペーパーレス会議システム「スマートセッション」の全文検索機能を活用。株主からの質問に対して、キーワード検索で大量の文書の中から該当する回答ページを即座に特定し、役員のiPadに表示して資料を共有。事務部門の作業を一元化し、検索から提供までの流れをスムーズにした。

事務部門の物理的・心理的な負担が大幅に軽減され、迅速で質の高い回答提供が実現。検索レスポンスが速く、ストレスなく運用でき、株主総会全体の運営がスムーズになった。操作がシンプルで分かりやすく、複雑な専用システムと比較してコストパフォーマンスに優れていると評価された。