紙の契約書管理を自動化、5秒での検索実現と期限管理リスク回避
医薬品輸入・製造・販売のコーア商事ホールディングスは、複数拠点で紙やExcelで管理していた契約書を、MyQuickクラウドで一元管理することを決定。以前は数時間かけて探していた契約書を約5秒で検索できるようになり、期限管理も自動通知で効率化された。
- 導入企業
- コーア商事ホールディングス株式会社
- 業種
- 医療・介護
- 規模
- 従業員295名
- 部門
- 総務部
- 解決した製品
- MyQuickクラウド（myquick.jp）
01課題
複数拠点で契約書が紙やPDF、Excelで異なる方法で管理されており、拠点をまたいだ検索手段がなく契約書確認に多大な手間を要していた。また、契約期限を目視で管理する必要があり、担当者異動時に把握が困難になるリスクがあった。
02やったこと
MyQuickクラウドを導入し、契約書を一元管理するシステムを構築。期限の何日前に指定宛先へ通知を送るなど、細かい設定が可能な自動通知機能を活用。約2カ月で本格運用を開始。
03成果
期限が近い契約は自動で通知されるため、契約書確認作業全体が大幅に効率化。表記ゆれへの対応も改善。紙の契約書原本を確認する回数が激減し、紛失リスクが低減。導入後の問い合わせがほぼゼロで、ユーザーの利用方法の習熟が早かった。
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