立命館大学、SmartStage ServiceDeskで6000台以上のIT機器管理を標準化し運用コスト削減を実現
学生・教職員約4万名を支える立命館大学の情報システム部は、6000台以上のIT機器管理における運用の見える化と標準化が課題だった。ITILベースのSaaS型ITサービス管理ツール「SmartStage ServiceDesk」を導入し、チケット管理、インシデント管理、問題管理、変更管理、リリース管理の5つのプロセスを統一。運用状況の見える化により、定量的な課題分析と対策が可能になり、継続的な運用改善の基盤を構築した。
- 導入企業
- 立命館大学
- 業種
- 教育
- 規模
- 学生約3万7000名、教職員約2300名（学部大学・大学院）
- 部門
- 情報システム部情報基盤課
- 解決した製品
- SmartStage ServiceDesk（smart-stage.jp）
- 管理IT機器数
- 6000台以上
- 支援対象人数
- 約4万名（学生・教職員）
- 運用体制
- 大学職員25名と委託事業者スタッフ30名
- 導入プロセス数
- 5個（チケット管理、インシデント管理、問題管理、変更管理、リリース管理）
01課題
6000台以上のIT機器を管理する中で、運用ルールと記録フォーマットが担当範囲ごとに独立しており共通性がなかった。また職員の異動サイクルが短く、システム構成や過去の経緯といったノウハウが蓄積できず、インシデント情報も分散していた。
02やったこと
ITILテンプレートを適用して、チケット管理、インシデント管理、問題管理、変更管理、リリース管理の5つのプロセスを設定。紙ベースの作業依頼書を電子化し、分散していたインシデント情報を集約して運用状況の見える化を実現。柔軟な課金体系（プロジェクト単位）を活用してベンダー側のユーザー数追加時のコスト増加を回避。
03成果
運用状況の見える化により、定量的に課題を分析・対策することが可能になった。業務プロセスの最適化による工数削減などの効果は2年目からを見込んでいる。将来的には学生や教員向けの申請系業務への適用も検討している。
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