農協の理事会運営をペーパーレス化、職員の資料準備作業を大幅削減
埼玉中央農業協同組合は、会議資料の製本・配布に職員が費やしていた時間と労力が課題でした。iPadペーパーレス会議システム「ECO Meeting CLOUD」を導入することで、資料作成から配布までの一連の作業を廃止し、職員が他業務に時間を充てられるようになりました。
- 導入企業
- 埼玉中央農業協同組合
- 業種
- その他
- 部門
- 経営層・役員会
- 解決した製品
- ECO Meeting CLOUD（ecomeeting.jp）
- 先行導入会議数
- 3つ
- 導入前の資料準備期間
- 理事会あたり10日程前から
01課題
会議資料の作成から印刷、製本、配布まで一連の作業に職員総出で10日程前から取り掛かっており、各自の業務を中断して準備作業に携わるという大きな負担が生じていました。
02やったこと
iPadペーパーレス会議システム「ECO Meeting CLOUD」を導入。2022年9月に3つの内部会議で先行導入し、常勤役員と職員が操作に慣れるところからスタート。その後、2023年8月より定例理事会での正式導入を実施。本店会議室へのWi-Fiアクセスポイント設置、iPad配布、非常勤役員宅のWi-Fi環境確認、モバイルルーター貸し出しなどの環境整備を行いました。
03成果
職員たちは資料の準備作業に費やしていた時間を他の業務に使えるようになり、人件費を踏まえるとコスト削減に成功した。投票・採決を秘密投票で実施でき、少数意見が目立たなくなるなど運営面での改善も期待。
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