ペーパーレス会議システムで印刷・郵送業務を削減、資料管理コストを40%削減
京都生活協同組合は、理事会や各種会議の資料印刷・郵送業務と回収管理に課題を抱えていました。ECO Meetingとipadを導入してペーパーレス化を実現し、カウンター料や消耗品費を約40%削減、郵送業務の完全廃止に成功しました。
- 導入企業
- 京都生活協同組合
- 業種
- その他
- 部門
- 経営企画・情報システム部門
- 解決した製品
- ECO Meeting（ecomeeting.jp）
- 導入iPad台数
- 120台
01課題
週1回の常務理事会、隔週の支部長・店長会議など複数の会議開催に伴い、資料印刷、非常勤理事への事前郵送、回収・管理業務が大変でした。月1回の理事会に向けては月曜午前に議題確定、午後に資料準備、17時までに郵送という時間的制約がありました。
02やったこと
業務改革の一環としてペーパーレス会議を検討し、ECO Meetingを導入。既に経営幹部に配布されていたiPadと組み合わせ、Docuworks形式の書類をPDFに変換してECO Meeting上で管理・閲覧する運用体制を構築しました。
03成果
非常勤理事への郵送業務が完全に廃止され会議準備担当の負担が軽減。会議参加者は事前にPCでサーバーにアクセスして資料確認、当日はiPadで閲覧。ペーパーレス化により会議以外でも店舗の売り場写真やメニュー検討案などがカラーで掲載でき、情報がより分かりやすくなったと現場から評価を得ている。
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