オフィスビル入居者向け会員ポータルで申請手続きをペーパーレス化
プロパティ管理会社が管理する複数のオフィスビルにおいて、入居テナントからの工事や搬入・搬出などの申請が従来は手書きやFAXで行われていました。会員制ポータルサイトを導入し、これらの手続きをデジタル・ペーパーレス化するとともに、運用側で申請書を追加できる設計にしました。
- 導入企業
- A社
- 業種
- その他
- 規模
- 複数の主要都市に数十のオフィスビル運営管理
- 解決した製品
- writeWired CMS Platform（クラウド型・BtoB向け会員サイト構築サービス ライトワイヤード パートナーポータル）（writewired.jp）
- 管理対象オフィスビル数
- 複数の主要都市に数十棟
- リリース時の申請書数
- 約10種類
- ビルごとの申請書フォーム数
- 約10種類
- 開発期間
- 3ヶ月
01課題
オフィスビル入居テナントからの工事や搬入・搬出などの申請が手書きで行われており、効率化とペーパーレス化が課題でした。
02やったこと
会員制ポータルサイトを導入し、テナント、ビルマネージャ、警備会社、清掃業者など会員種別ごとにアクセス権限を設定。オフィスビルごとに約10種類の申請書類をWebフォーム化し、複数段階の承認フロー機能を備えさせました。申請書は設定作業で運用側が追加可能な設計にしています。
03成果
従来の紙申請やFAXに比べ、PCやスマートフォンからいつでも申請・確認が可能になりました。ビルマネージャは複数のオフィスビルの申請状況を一つの管理画面で把握でき、作業漏れも軽減されました。リリース後も運用側で申請書をビルや用途に合わせて追加し続けています。
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